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6 considérations d’équipement collaboratif pour les managers AV/IT

Observez bien la prochaine salle de conférence ou classe dans laquelle vous entrez. Est-elle aménagée pour un environnement de collaboration ?

La collaboration est un élément clef dans toutes les façons de travailler, du travail en équipe au sein de votre bureau à la préparation d’un projet en classe. Au cours des dernières années, de plus en plus d’organisations se tournent vers les managers AV/IT pour concevoir des espaces collaboratifs. Avant de concevoir un espace, il est important d’identifier le nécessaire afin de moderniser une pièce pour la collaboration.

Nous avons demandé à nos spécialistes techniques  chez Black Box, l’indispensable pour moderniser une pièce pour la collaboration. Voici les six considérations majeures que l’on retrouve :

  1. Facilité de mise en place et d’installation.
    La technologie collaborative se doit d’être facile à mettre en place et à installer. Par exemple, aucune organisation ne souhaite que les utilisateurs aient à consacrer les dix premières minutes d’une réunion à paramétrer un appel, à entrer des mots de passe, à se connecter à un site, à apporter des informations et identifiants supplémentaires relatifs à la réunion, à travailler avec de tierces personnes dans la pièce pour se connecter, à chercher les bons câbles, le matériel, les adaptateurs, etc.
  2. Facilité d’utilisation avec pas ou très peu de formation utilisateur.
    Lorsque votre PDG arrive en salle de conférence et souhaite partager ses idées, il/elle n’a généralement pas le temps ou l’envie d’une séance de formation de 30 minutes sur l’utilisation de la salle. Il est donc essentiel de choisir des produits intuitifs que l’on peut adopter avec des instructions limitées.
  3. Usage de la pièce.
    Posez les bonnes questions afin de savoir quel est l’usage de la pièce. Comment la pièce sera-t-elle employée ? Quelles sont les préférences de l’utilisateur en ce qui concerne les sources ? Y aura-t-il des postes PC dédiés, des boîtiers décodeurs pour le streaming vidéo ou tout autre équipement dédié  ? Le contenu proviendra-t-il  de l’extérieur de la pièce directement sur l’ordinateur ou l’appareil mobile d’un utilisateur, ou proviendra-t-il des deux sources ?
  4. Maintenance facile.
    La technologie collaborative doit être facile à gérer à distance. Un emplacement localisé simplifie la mise à jour et le diagnostic des applications entreprise. Votre système bénéficie-t-il d’une capacité de gestion à distance ?
  5. Compatibilité.
    Recherchez un équipement aux systèmes ouverts non propres et qui pourront fonctionner avec l’infrastructure existante comme les switchers de présentation, les contrôleurs, et autres produits leaders de l’industrie.
  6. Facilité de mise à niveau.
    Choisissez des produits pouvant être mis à niveau à mesure que les besoins et la technologie évoluent. Par exemple, les mises à jour de solutions basées sur un logiciel peuvent se faire sans remplacer le système.

Avez-vous d’autres suggestions quant à l’équipement pouvant aider à optimiser votre espace de collaboration ? Faites-le savoir dans les commentaires ci-dessous !

Encourager la collaboration dans les espaces modernes de convivialité et les salles de conférence

Comme l’a démontré la recherche, les environnements collaboratifs favorisent l’innovation et améliorent les performances d’une équipe. En développant le sentiment d’appartenance à un groupe, les environnements collaboratifs concourent à la stabilité des salariés et fédèrent leur travail autour d’objectifs communs. Les travailleurs de la prochaine génération et la concurrence des entreprises devenue nécessaire à l’échelle mondiale vont stimuler la demande pour des solutions de collaboration transversale en entreprise, selon une étude de Wainhouse Research.

C’est peut-être la raison qui a conduit les écoles et les entreprises de toutes tailles à adopter une approche plus habile pour les réunions et les groupes de travail collaboratif. L’un des moyens qu’emploient les organisations pour effectuer ce changement est la mise en place de solutions de collaboration tels que les espaces de convivialité ou les petits espaces de réunion, en complément de salles de réunion plus grandes.

Qu’est-ce qu’un espace de convivialité ?

Un espace de convivialité est un espace de réunion de taille réduite dont l’emplacement peut être quasiment n’importe où. Il accueille habituellement six participants au plus. Les espaces de convivialité de base, en tant qu’espaces ouverts (paysagers) ou en tant que pièces fermées, peuvent comprendre une petite table, quelques chaises, un téléphone sur haut-parleur et peut-être un tableau effaçable à sec. Cependant, les salles de convivialité suréquipées et perfectionnées peuvent inclure des écrans plats, un système de visioconférence intégré et un système de présentation sans fil. Les espaces de convivialité ne sont en général pas équipées de haut-parleurs au plafond, d’un traitement acoustique des cloisons ou d’un système de contrôle AV.

Que doit comporter votre espace de convivialité pour promouvoir la collaboration ?

La façon d’utiliser les espaces de convivialité varie selon l’organisation, l’emplacement, le secteur d’activité, la culture, etc. L’efficacité d’un espace de convivialité dépend de la tâche donnée et de l’espace nécessaire. Si vous planifiez un espace de convivialité bien équipé, vous devriez également prendre en compte l’audiovisuel.

En général, votre espace de convivialité devrait inclure des équipements caractérisés par :

  1. L’interopérabilité avec d’autres appareils que vous pouvez avoir dans l’espace tels que des écrans, des projecteurs, des panneaux ou des écrans tactiles.
  1. La prise en charge des dispositifs BYOD, qui permet la collaboration ou le partage de tout type d’appareil que détient le participant à la réunion. Par exemple, les participants pourraient apporter un PC portable, une tablette, un téléphone mobile, ou un netbook et se connecter avec facilité.
  1. Des capacités de partage de contenus. Par exemple, un présentateur peut avoir besoin de partager certains contenus avec d’autres participants simultanément.
  1. Une interface intuitive, ce qui réduira l’appréhension à utiliser le système. Plus vos équipements seront faciles à utiliser, plus les participants se sentiront à l’aise avec la nouvelle technologie.
  1. La capacité de permettre à un nombre illimité d’utilisateurs à participer. Bien qu’il existe une limite pratique au nombre de personnes qui peuvent tenir dans une pièce ou partager un écran, les locaux évoluent et les besoins des utilisateurs aussi. Essayez de ne pas rester bloqué dans des systèmes réducteurs qui ne permettent 4 à 6 utilisateurs simultanés.

En plus d’un grand nombre des éléments nécessaires à un bon espace de convivialité, pour vos grandes salles de conférence vous aurez peut-être besoin de solutions AV supplémentaires.

Que faudrait-il inclure dans votre salle de conférence moderne pour promouvoir la collaboration ?

Les grandes salles de réunion d’aujourd’hui répondent souvent à des exigences plus larges. Il faudra certainement commencer avec le même type de solutions de collaboration évoquées plus haut pour les espaces de convivialité. En outre, ils doivent assurer la prise en charge des technologies à venir en se basant sur celles d’aujourd’hui. Ces salles ont souvent besoin de plusieurs types d’équipement, ce qui peut nécessiter la prise en charge d’une large gamme de signaux vidéo.

En général, votre salle de conférence moderne devrait inclure des équipements caractérisés par :

  1. Des capacités de commutation pour gérer les signaux vidéo à afficher sur un ou plusieurs écrans.
  1. Des possibilités de contrôle de la commutation par le présentateur. Pour des réunions plus efficaces, choisissez un switch qui bascule automatiquement sur une nouvelle source quand un nouvel utilisateur connecte un appareil.
  1. Des capacités à travailler avec un large éventail de signaux vidéo, des plus récents aux plus traditionnels, pour garantir que le format d’affichage sera compatible avec tout élément qu’il sera utile de présenter.
  1. Des capacités de distribution vidéo fiable pour envoyer et recevoir les signaux son, vidéo, contrôle et même alimentation électrique d’une autre salle ou d’un autre bâtiment.
  1. Une capacité à gérer un mur d’images pour afficher une source de n’importe où avec le contrôle de la commutation.

Lors de la conception et de l’aménagement de ces espaces, il est important de penser à l’avenir et de concevoir des systèmes audiovisuels qui peuvent s’adapter et évoluer avec les changements technologiques.

Avez‑vous un espace collaboratif qui devrait bénéficier de la technologie AV ? Contactez un expert Black Box.

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