Tag Archives: conference room

Kannusta yhteistyöhön moderneissa ryhmätyö- ja kokoustiloissa

Tutkimukset ovat osoittaneet, että ryhmätyöympäristöt edistävät innovaatioiden syntymistä, parantavat työntekijöiden suorituskykyä ja varmistavat samaan tavoitteeseen pyrkimisen. Yhdessä työskentely lisää myös henkilökunnan sitoutumista, koska useimmat haluavat kuulua ryhmään ja osallistua ryhmän tavoitteiden saavuttamiseen. Uuden sukupolven työntekijät ja globaali kilpailu yritysten välillä vaativat erilaisia työskentelymahdollisuuksia läpi koko organisaation Wainhouse Research -tutkimuksen mukaan.

Ehkä juuri näistä syistä joustavampi lähestymistapa kokouksiin ja ryhmätyöskentelyyn on ollut vallalla kouluissa ja kaikenkokoisissa yrityksissä viime vuosina. Organisaatiot voivat tehdä muutoksia ottamalla käyttöön erilaisia ryhmätyötiloja tai pieniä kokoustiloja isojen kokoustilojen lisäksi.

Mikä on ryhmätyötila (engl. huddle space) ?

Ryhmätyötila on pienempi kokoustila, joka voidaan luoda melkein mihin tahansa. Ryhmätyötilassa on tavallisesti enintään kuusi henkilöä. Tilat vaihtelevat perustiloista teknisesti hyvin varustettuihin tiloihin. Perusryhmätyötilat voivat olla joko avoimia tai suljettuja, niissä voi olla pieni pöytä, muutama tuoli, kaiutinpuhelin ja ehkä valkotaulu. Teknisesti hyvin varustetuissa tiloissa voi olla litteät paneelinäytöt, integroidut AV-laitteet ja langaton esitysjärjestelmä. Ryhmätyötiloissa ei yleensä ole kattokaiuttimia, akustisia seiniä tai AV-ohjausjärjestelmiä.

Mitkä asiat ryhmätyötiloissa edistävät työskentelyä?

Ryhmätyötilat vaihtelevat organisaation, sijainnin, kulttuurin jne. mukaan. Ryhmätyötilan tehokkuus riippuu annetusta tehtävästä ja sen tilavaatimuksista. Myös AV-tekniikkaa koskevat tarpeet tulee huomioida, kun yrityksessä suunnitellaan ryhmätyötiloja.

Yleisesti ryhmätyötiloissa olevilla laitteilla tulisi olla seuraavat ominaisuudet:

  1. Yhteensopivuus tilassa olevien muiden mahdollisten laitteiden kanssa, kuten näytöt, projektorit, paneelit tai kosketusnäytöt.
  1. BYOD-tuki, joka mahdollistaa yhteistyön/jakamisen millä tahansa laitteilla, joita osallistujilla on. Esimerkiksi osallistujat voivat tuoda kannettavan, tabletin, älypuhelimen tai netbookin ja yhdistää sen ongelmitta.
  1. Sisällön jakamismahdollisuudet. Esimerkiksi esittäjän täytyy jakaa sisältöä kaikille osallistujille samanaikaisesti,
  1. Intuitiivinen käyttöliittymä, joka vähentää käytön esteitä. Mitä helpompi laitteita on käyttää, sitä halukkaammin uutta tekniikkaa käytetään.
  1. Mahdollisuus sallia rajoittamaton määrä osallistujia. Vaikka ryhmätyötilan koko rajoittaakin henkilömäärää tarpeet ja tilat voivat muuttua. Älä jumitu rajoitettuihin 4–6 hengen yhtäaikaisen käytön salliviin järjestelmiin.

Isoissa kokoustiloissa tarvitset monia samoja asioita kuin ryhmätyötiloissa sekä niiden lisäksi erilaisia AV-sovelluksia.

Mitkä asiat moderneissa kokoustiloissa edistävät työskentelyä?

Isoihin kokoustiloihin kohdistuu paljon odotuksia. Kaiken pohjana ovat samantyyppiset ratkaisut kuin ryhmätyötiloissa. Lisäksi niissä pitää olla nykyaikaiset laitteet, joissa on tuki huomispäivän tekniikalle. Tällaiset tilat vaativat monenlaisia laitteita, joiden täytyy mahdollisesti tukea erilaisia videosignaaleja.

Yleisesti moderneissa kokoustiloissa olevilla laitteilla tulisi olla seuraavat ominaisuudet:

  1. Kytkentämahdollisuudet yhdellä tai useammalla näytöllä näytettävien videosignaalien hallintaan.
  1. Esittäjällä kytkennän ohjausmahdollisuus. Tehokkaisiin kokouksiin valitaan kytkin, joka kytkee automaattisesti uuteen lähteeseen, kun uusi käyttäjä yhdistää laitteen.
  1. Skaalaus, jotta voidaan käyttää erilaisia videosignaaleja sekä nykyisiä että vanhempia. Näin varmistetaan, että näyttö on yhteensopiva kaiken esitettävän kanssa.
  1. Luotettavat videon jakelumahdollisuudet. Äänen, videon, ohjaussignaalien ja jopa käyttövirran lähettäminen toiseen tilaan tai rakennukseen ja vastaanottaminen niistä.
  1. Videoseinämahdollisuus, jolloin voidaan näyttää mikä lähde tahansa mistä tahansa kytkentäohjauksella.

Tiloja suunniteltaessa ja varustettaessa on tärkeää ajatella eteenpäin ja suunnitella AV-järjestelmät siten, että niitä voidaan muuttaa ja kasvattaa tekniikan muuttuessa.

Tarvitsetko AV-tekniikkaa ryhmätyötiloihin? Soita Black Boxin AV-asiantuntijalle.

Lisämateriaalia: Sisällön jakaminen: langattomat esitysjärjestelmät Black Boxin AV- ja multimediasovellukset Mobiililaitteiden säilytys ja lataaminen