Category Archives: Collaboration

Teknologia älykkäisiin kokoustiloihin

Vältä kokoustilojen päällekkäiset varaukset ja pidä tehokkaampia kokouksia älykkään tilanvarauksen ja automaattisen tilojen hallinnan avulla. Innovatiiviset ja helppokäyttöiset ratkaisut voivat auttaa sinua keskittymään kokoukseen tekniikan sijasta.

Tilan varaus

Kokoustilan varausjärjestelmä varmistaa, että tilat käytetään mahdollisimman tehokkaasti. Näin on nopeampaa ja helpompaa löytää vapaa kokoustila, varata tila tai tehdä viime hetken muutoksia, kuten kokouksen jatkaminen.

Moniin aikataulujärjestelmiin pääsee tietokoneelta, mobiililaitteesta tai tilan ulkopuolella olevasta kosketuspaneelista. Voit nähdä yhdellä silmäyksellä tilan nimen, senhetkisen kokouksen ja sen keston sekä kattavan varauskalenterin. Joissakin kosketuspaneeleissa on LED-valot, joten on mahdollista nähdä helposti etäältä, onko tila varattu tai vapaa.

Intuitiiviset tilanvarausjärjestelmät eivät vaadi ohjelmointia ja niiden käyttöönotto tapahtuu nopeasti ja helposti. Valitse helpon käyttöönoton varmistamiseksi järjestelmä, joka soppi yhteen ohjelmiesi, kuten Outlookin® tai GSuiten™ kanssa.

Tilan hallinta

Kokoushuoneeseen päästyä kokous sujuu hyvin tilanhallintajärjestelmän avulla. Kun käytät kosketusnäyttöliittymää, pöytäkonetta ja seinäpaneeleita tai älypuhelinta, voit laskea näytöt alemmaksi, himmentää valot ja aloittaa esittelyn. Kattavien tilanhallintaratkaisujen avulla voit hallita monia yksiköitä yhdestä ohjauspaneelista, mukaan lukien tilan automaatiojärjestelmä sekä multimedia-, AV-, KVM- ja IP-laitteet.

Vaikka et olisikaan kokoushuoneessa, hallintajärjestelmä mahdollistaa etäpääsyn. Näin voit valmistella tilan etukäteen kosketuspaneelin hipaisulla. Järjestelmä antaa myös mahdollisuuden tehdä esittely etäältä.

Älä välitä, vaikka nykyiset järjestelmäsi olisivat monta vuotta vanhoja; monet kokoustilojen automatisointiratkaisut voidaan integroida uuteen ja vanhempaan teknologiaan.

Valitse joustavat, skaalautuvat ratkaisut

Kun mietit tilanvaraus- tai -hallintajärjestelmän hankkimista, valitse toimittaja, joka tekee yhteistyötä kanssasi, jotta saisit kustomoidun liittymän, joka vastaa omia tarpeitasi. On hyvä valita skaalautuvat järjestelmät, jotta ne vastaisivat nykyistä ympäristöä sekä laajentumista tulevaisuudessa.

Black Box tarjoaa älykkäät varaus- ja hallintajärjestelmät, jotta voit maksimoida tilankäytön ja virtaviivaistaa kokoukset. Napsauta tästä, jos haluat tietää kuinka IN-SESSION™-kokoustilan varausjärjestelmä ja ControlBridge™-tilanhallintajärjestelmä  voivat parantaa toimintaasi.

6 ryhmätiloihin liittyvää asiaa harkittaviksi AV-/IT-päälliköille

Katso seuraavan kerran kokoustilaa tai luokkahuonetta, johon menet. Onko se suunniteltu ryhmätyöympäristöksi? Ryhmätyöskentelyllä on tärkeä rooli monessa toiminnassa työpaikkojen tiimeistä koululuokkien projektitöihin. Viime vuosina yhä useammat organisaatiot ovat antaneet AV-/IT-päälliköille tehtäväksi suunnitella ryhmätyöhön soveltuvia tiloja. Ennen tilan suunnittelua on tärkeää tunnistaa, mitä tilan muuttaminen ryhmätyöhön sopivaksi vaatii.
Kysyimme Black Boxin tekniseltä asiantuntijalta, mitkä asiat ovat tärkeitä huomata ryhmätyötilojen suunnittelussa. Tässä kuusi tärkeintä asiaa:

  1. Helppo asentaminen.
    Ryhmätyötekniikan täytyy olla helppoa asentaa. Organisaatiot eivät halua, että 10 ensimmäistä minuuttia kuluu yhteyden saamiseen, salasanojen antamiseen, verkkosivuille kirjautumiseen, lisätietojen antamiseen, muiden tilassa olevien kanssa yhteyden saamiseen, oikeiden kaapelien, laitteiden, adaptereiden ym. löytämiseen.
  2. Helppokäyttöisyys, vain lyhyt harjoittelu tai ei mitään.
    Kun CEO tulee kokoustilaan jakamaan ajatuksiaan, hänellä ei yleensä ole aikaa tai halua 30 minuutin koulutukseen tilan tekniikan käytössä. On tärkeää valita tuotteet, jotka ovat intuitiivisia, ja joissa on vain rajoitetusti ohjeita.
  3. Tilan tarkoitus.
    Ota selvää tilan käyttötarkoituksesta. Mihin tilaa käytetään? Mitkä ovat käyttäjien preferenssit lähdelaitteissa? Tuleeko tilassa olemaan omat PC:t, videon suoratoistolaitteet tai muita laitteita? Tuleeko sisältö yleensä tilan ulkopuolelta, kuten käyttäjän kannettavasta, mobiililaitteesta tai molemmista?
  4. Helppo ylläpito.
    Ryhmätyötekniikan täytyy olla helposti etähallittavissa. Keskitetty sijainti yksinkertaistaa yrityksen sovellusten päivittämistä ja vianmääritystä. Onko järjestelmässä etähallintaominaisuus?
  5. Yhteensopivuus.
    Etsi avoimen järjestelmän laitteita, joita ei ole suojattu, ja jotka toimivat nykyisessä infrastruktuurissa, kuten kytkimien, ohjainten ja muiden laitteiden kanssa.
  6. Päivitettävyys.
    Valitse tuotteet, jotka voi päivittää tarpeiden ja tekniikan muuttuessa. Esimerkiksi ohjelmistopohjaiset ratkaisut voi päivittää ilman järjestelmän vaihtamista.

Onko sinulla lisää ehdotuksia, jotka auttavat ryhmätyötilojen optimointia? Anna kommenttisi alla!