All posts by Dan Vorhes

6 ryhmätiloihin liittyvää asiaa harkittaviksi AV-/IT-päälliköille

Katso seuraavan kerran kokoustilaa tai luokkahuonetta, johon menet. Onko se suunniteltu ryhmätyöympäristöksi? Ryhmätyöskentelyllä on tärkeä rooli monessa toiminnassa työpaikkojen tiimeistä koululuokkien projektitöihin. Viime vuosina yhä useammat organisaatiot ovat antaneet AV-/IT-päälliköille tehtäväksi suunnitella ryhmätyöhön soveltuvia tiloja. Ennen tilan suunnittelua on tärkeää tunnistaa, mitä tilan muuttaminen ryhmätyöhön sopivaksi vaatii.
Kysyimme Black Boxin tekniseltä asiantuntijalta, mitkä asiat ovat tärkeitä huomata ryhmätyötilojen suunnittelussa. Tässä kuusi tärkeintä asiaa:

  1. Helppo asentaminen.
    Ryhmätyötekniikan täytyy olla helppoa asentaa. Organisaatiot eivät halua, että 10 ensimmäistä minuuttia kuluu yhteyden saamiseen, salasanojen antamiseen, verkkosivuille kirjautumiseen, lisätietojen antamiseen, muiden tilassa olevien kanssa yhteyden saamiseen, oikeiden kaapelien, laitteiden, adaptereiden ym. löytämiseen.
  2. Helppokäyttöisyys, vain lyhyt harjoittelu tai ei mitään.
    Kun CEO tulee kokoustilaan jakamaan ajatuksiaan, hänellä ei yleensä ole aikaa tai halua 30 minuutin koulutukseen tilan tekniikan käytössä. On tärkeää valita tuotteet, jotka ovat intuitiivisia, ja joissa on vain rajoitetusti ohjeita.
  3. Tilan tarkoitus.
    Ota selvää tilan käyttötarkoituksesta. Mihin tilaa käytetään? Mitkä ovat käyttäjien preferenssit lähdelaitteissa? Tuleeko tilassa olemaan omat PC:t, videon suoratoistolaitteet tai muita laitteita? Tuleeko sisältö yleensä tilan ulkopuolelta, kuten käyttäjän kannettavasta, mobiililaitteesta tai molemmista?
  4. Helppo ylläpito.
    Ryhmätyötekniikan täytyy olla helposti etähallittavissa. Keskitetty sijainti yksinkertaistaa yrityksen sovellusten päivittämistä ja vianmääritystä. Onko järjestelmässä etähallintaominaisuus?
  5. Yhteensopivuus.
    Etsi avoimen järjestelmän laitteita, joita ei ole suojattu, ja jotka toimivat nykyisessä infrastruktuurissa, kuten kytkimien, ohjainten ja muiden laitteiden kanssa.
  6. Päivitettävyys.
    Valitse tuotteet, jotka voi päivittää tarpeiden ja tekniikan muuttuessa. Esimerkiksi ohjelmistopohjaiset ratkaisut voi päivittää ilman järjestelmän vaihtamista.

Onko sinulla lisää ehdotuksia, jotka auttavat ryhmätyötilojen optimointia? Anna kommenttisi alla!

 

Kannusta yhteistyöhön moderneissa ryhmätyö- ja kokoustiloissa

Tutkimukset ovat osoittaneet, että ryhmätyöympäristöt edistävät innovaatioiden syntymistä, parantavat työntekijöiden suorituskykyä ja varmistavat samaan tavoitteeseen pyrkimisen. Yhdessä työskentely lisää myös henkilökunnan sitoutumista, koska useimmat haluavat kuulua ryhmään ja osallistua ryhmän tavoitteiden saavuttamiseen. Uuden sukupolven työntekijät ja globaali kilpailu yritysten välillä vaativat erilaisia työskentelymahdollisuuksia läpi koko organisaation Wainhouse Research -tutkimuksen mukaan.

Ehkä juuri näistä syistä joustavampi lähestymistapa kokouksiin ja ryhmätyöskentelyyn on ollut vallalla kouluissa ja kaikenkokoisissa yrityksissä viime vuosina. Organisaatiot voivat tehdä muutoksia ottamalla käyttöön erilaisia ryhmätyötiloja tai pieniä kokoustiloja isojen kokoustilojen lisäksi.

Mikä on ryhmätyötila (engl. huddle space) ?

Ryhmätyötila on pienempi kokoustila, joka voidaan luoda melkein mihin tahansa. Ryhmätyötilassa on tavallisesti enintään kuusi henkilöä. Tilat vaihtelevat perustiloista teknisesti hyvin varustettuihin tiloihin. Perusryhmätyötilat voivat olla joko avoimia tai suljettuja, niissä voi olla pieni pöytä, muutama tuoli, kaiutinpuhelin ja ehkä valkotaulu. Teknisesti hyvin varustetuissa tiloissa voi olla litteät paneelinäytöt, integroidut AV-laitteet ja langaton esitysjärjestelmä. Ryhmätyötiloissa ei yleensä ole kattokaiuttimia, akustisia seiniä tai AV-ohjausjärjestelmiä.

Mitkä asiat ryhmätyötiloissa edistävät työskentelyä?

Ryhmätyötilat vaihtelevat organisaation, sijainnin, kulttuurin jne. mukaan. Ryhmätyötilan tehokkuus riippuu annetusta tehtävästä ja sen tilavaatimuksista. Myös AV-tekniikkaa koskevat tarpeet tulee huomioida, kun yrityksessä suunnitellaan ryhmätyötiloja.

Yleisesti ryhmätyötiloissa olevilla laitteilla tulisi olla seuraavat ominaisuudet:

  1. Yhteensopivuus tilassa olevien muiden mahdollisten laitteiden kanssa, kuten näytöt, projektorit, paneelit tai kosketusnäytöt.
  1. BYOD-tuki, joka mahdollistaa yhteistyön/jakamisen millä tahansa laitteilla, joita osallistujilla on. Esimerkiksi osallistujat voivat tuoda kannettavan, tabletin, älypuhelimen tai netbookin ja yhdistää sen ongelmitta.
  1. Sisällön jakamismahdollisuudet. Esimerkiksi esittäjän täytyy jakaa sisältöä kaikille osallistujille samanaikaisesti,
  1. Intuitiivinen käyttöliittymä, joka vähentää käytön esteitä. Mitä helpompi laitteita on käyttää, sitä halukkaammin uutta tekniikkaa käytetään.
  1. Mahdollisuus sallia rajoittamaton määrä osallistujia. Vaikka ryhmätyötilan koko rajoittaakin henkilömäärää tarpeet ja tilat voivat muuttua. Älä jumitu rajoitettuihin 4–6 hengen yhtäaikaisen käytön salliviin järjestelmiin.

Isoissa kokoustiloissa tarvitset monia samoja asioita kuin ryhmätyötiloissa sekä niiden lisäksi erilaisia AV-sovelluksia.

Mitkä asiat moderneissa kokoustiloissa edistävät työskentelyä?

Isoihin kokoustiloihin kohdistuu paljon odotuksia. Kaiken pohjana ovat samantyyppiset ratkaisut kuin ryhmätyötiloissa. Lisäksi niissä pitää olla nykyaikaiset laitteet, joissa on tuki huomispäivän tekniikalle. Tällaiset tilat vaativat monenlaisia laitteita, joiden täytyy mahdollisesti tukea erilaisia videosignaaleja.

Yleisesti moderneissa kokoustiloissa olevilla laitteilla tulisi olla seuraavat ominaisuudet:

  1. Kytkentämahdollisuudet yhdellä tai useammalla näytöllä näytettävien videosignaalien hallintaan.
  1. Esittäjällä kytkennän ohjausmahdollisuus. Tehokkaisiin kokouksiin valitaan kytkin, joka kytkee automaattisesti uuteen lähteeseen, kun uusi käyttäjä yhdistää laitteen.
  1. Skaalaus, jotta voidaan käyttää erilaisia videosignaaleja sekä nykyisiä että vanhempia. Näin varmistetaan, että näyttö on yhteensopiva kaiken esitettävän kanssa.
  1. Luotettavat videon jakelumahdollisuudet. Äänen, videon, ohjaussignaalien ja jopa käyttövirran lähettäminen toiseen tilaan tai rakennukseen ja vastaanottaminen niistä.
  1. Videoseinämahdollisuus, jolloin voidaan näyttää mikä lähde tahansa mistä tahansa kytkentäohjauksella.

Tiloja suunniteltaessa ja varustettaessa on tärkeää ajatella eteenpäin ja suunnitella AV-järjestelmät siten, että niitä voidaan muuttaa ja kasvattaa tekniikan muuttuessa.

Tarvitsetko AV-tekniikkaa ryhmätyötiloihin? Soita Black Boxin AV-asiantuntijalle.

Lisämateriaalia: Sisällön jakaminen: langattomat esitysjärjestelmät Black Boxin AV- ja multimediasovellukset Mobiililaitteiden säilytys ja lataaminen