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Förderung der Zusammenarbeit in modernen Meeting-Bereichen („Huddle-Rooms)“ und Konferenzräumen.

Die Forschung zeigt, dass der regelmässige, gemeinsame Wissensaustausch im Team Innovationen fördert. Solche Besprechungen stellen sicher, dass jeder Mitarbeiter im Team auf das gleiche Ziel hin arbeitet und sie erhöhen die Mitarbeiterbindung, da die meisten Menschen gerne zu einem Team beitragen, indem sie akzeptiert und informiert werden. Die Unternehmen und damit auch die neue Generation der Mitarbeiter müssen auf einem globalen Markt mit starker Konkurrenz bestehen. Nach einer Wainhouse Research-Studie sind dazu Lösungen für die Zusammenarbeit erforderlich, die alle Unternehmensbereiche miteinbeziehen.

Das mag auch der Grund dafür sein, dass man in den letzten Jahren sehr lebendige Ansätze für eine Verbesserung der Gruppenarbeit in Schulen und Unternehmen jeder Grösse beobachten konnte. Die Schaffung von kleinen, informellen Meeting-Bereichen neben den eigentlichen grösseren Konferenzräumen ist einer der Ansätze, die in den Unternehmen gut aufgenommen werden.

Was ist ein Huddle-Room?

Ein Huddle-Room ist ein kleiner, ausgewiesener Bereich oder Raum in dem sich Mitarbeiter treffen und austauschen können. Er kann an beliebigen Plätzen im Unternehmen eingerichtet werden und ist auf eine Teilnehmerzahl von bis zu sechs Mitarbeitern ausgerichtet. Die Ausstattung variiert von der einfachen Grundmöblierung bis hin zur fortschrittlichen, technischen Kommunikations-Landschaft. Ein einfacher Huddle-Room kann in einem offenen Bereich oder separatem Büro eingerichtet werden. Zur Ausstattung gehören in der Regel ein kleiner Tisch mit Stühlen und ein Whiteboard oder Flipchart. Ein voll-ausgestatteter Huddle-Room verfügt darüber hinaus über technische Kommunikationshilfen wie einen grösseren Flach-Bildschirm, integrierte Audio/Video-Konferenzsysteme und ein wireless Präsentationssystem für die kabellose Datenübertragung von den Laptops an das Display. Andere Kommunikationstechnik wie Deckenlautsprecher, akustische Dämmung und A/V-Steuerungen sind dagegen kaum in einem Huddle-Room zu finden.

Welche Ausstattung fördert die Zusammenarbeit in einem Huddle-Room?

Die Art und Weise wie ein Huddle-Room genutzt wird, ist je nach Unternehmen, der Branche und der Mitarbeiterkultur unterschiedlich. Ob der Treffpunkt effektiv funktioniert oder nicht, hängt zudem von den vorgegeben Zielen und Anforderungen an den Bereich ab. In manchen Fällen kann schon einige, wenige AV-Technologie die Zusammenarbeit positiv beeinflussen. Wenn Sie die Einrichtung eines Huddle-Rooms planen, dann beziehen Sie Ihre Anforderungen an die A/V-Technologie schon frühzeitig mit ein.

Ein fortschrittlicher Huddle-Room sollte die folgenden technischen Aspekte berücksichtigen:

  1. Die Kompatibilität der A/V-Geräte muss gegeben sein, das heisst Geräte wie Bildschirm, Beamer, interaktives Whiteboard und Touchscreen funktionieren im Zusammenspiel.
  1. BYOD (Bring Your Own Device)-Unterstützung, die die Zusammenarbeit von jeder Geräteart der Besprechungsteilnehmer ermöglicht. Die Teilnehmer können zum Beispiel einen Laptop, ein Tablet, Smartphone oder Netbook mitbringen und eine Verbindung der Geräte mit Leichtigkeit herstellen.
  1. Funktionen zum Teilen von Inhalten. Hierbei sollte der Moderator in der Lage sein, die Inhalte auf einem Teilnehmergerät allen anderen Kollegen anzuzeigen oder aber die Inhalte von verschiedenen Geräten vergleichend nebeneinander darzustellen.
  1. Eine intuitive Benutzeroberfläche, die die Barrieren in der Bedienung reduziert. Je einfacher und verständlicher die Bedienung der technischen Kommunikationsmittel ist, desto wohler fühlen sich die Teilnehmer bei der Anwendung neuer Technologien.
  1. Die Fähigkeit eine unbegrenzte Anzahl von Teilnehmern einzuladen. Es gibt eine praktische Grenze, die die Anzahl der Teilnehmer in Bezug auf die Raumgröße oder gute Sicht auf die Leinwand einschränkt. Versuchen Sie nicht, starr im Rahmen von 4 bis 6 Teilnehmern zu denken. Wenn sich die Bedürfnisse ändern, sollte sich auch der Besprechungsraum ändern oder verlagern lassen.

Zusätzlich zu den Elementen, die einen produktiven Huddle-Room ausmachen, sind in grösseren Konferenzräumen noch zusätzliche A/V-Lösungen sinnvoll.

Was sollte ein moderner Konferenzraum für die effektive Zusammenarbeit beinhalten?

Die heutigen, größeren Tagungsräume stellen in vielen Fällen höhere Ansprüche an die Ausstattung. Sie stellen zunächst einmal die gleichen Anforderungen an die Technik, wie wir sie oben bereits für den Huddle-Room diskutiert haben. Darüber hinaus muss die Investition in das heutige Design auch der Technik von morgen genügen. Es sind häufig unterschiedlichste Geräte erforderlich, die eine breite Palette an Videoformaten verarbeiten können.

In der Regel sollten Sie Ihre modernen Konferenzräume über folgende technische Ausstattung verfügen:

  1. Schaltfunktionen, die eine Videoquelle auf einem oder mehreren Bildschirmen ausgeben.
  1. Eine Steuerung der Schaltungen durch den Moderator. Für effiziente Besprechungen wählen sie einen Switch, der automatisch eine neue Quelle einbindet, wenn sich der Teilnehmer am Switch anmeldet.
  1. Eine Videoskalierung, die in der Lage ist eine Vielzahl von unterschiedlichen Videoformaten – ältere wie neueste – immer mit der optimalen Auflösung an den Bildschirmen oder der Leinwand anzuzeigen.
  1. Eine zuverlässige Videoverteilung zum Senden und Empfangen von Audio, Video, Steuersignalen und sogar Strom von einem anderen Raum oder Gebäude.
  1. Die Steuerung einer Videowand, um AV-Quellen an beliebigen Orten je nach Bedarf auf den Displays in der Videowand anzuordnen.

Bei der Gestaltung und Ausstattung der Räume ist es wichtig, vorausschauend zu denken und AV-Systeme zu wählen, die sich an wachsende Anforderungen und Änderungen der Technologie anpassen lassen.

Wenn Sie die Zusammenarbeit in Ihrem Unternehmen mit Hilfe von A/V-Systemen verbessern wollen, dann nutzen Sie gerne die unverbindliche Beratung durch die A/V-Experten von Black Box. Kontaktieren Sie einfach unser Tech Support Center.

Weitere Informationen zur A/V-Technologie in Besprechungsräumen:
Wireless Präsentations-Systeme: Kabellose Übertragung von mobilen Geräten an Projektoren und Displays für bis zu 90 Teilnehmer
Überblick auf die Black Box Lösungen zur Verlängerung, Schaltung, Skalierung und Konvertierung von A/V-Signalen
Systeme zur Lagerung, Synchronisation und Aufladung von mobilen Geräten

6 Schritte zur Planung einer digitalen Beschilderung (Digital Signage) am Beispiel einer Schule

Auf der ganzen Welt nutzen Schulen Digital Signage, um Schüler und Lehrkörper zu informieren und zu warnen. Die Anwendungsmöglichkeiten sind vielfältig. Schulen nutzen digitale Displays, um Veranstaltungen zu bewerben, Stundenplan-Änderungen und andere wichtige Informationen zu kommunizieren, den Unterricht zu unterstützen oder um Warnungen und Anweisungen im Katastrophenfall anzuzeigen.

Da es so viele Lösungen für die Digital Signage gibt, kann die Suche nach der passenden Option für die jeweilige Schule zu einer schier unlösbaren Aufgabe werden. Wenn Sie aber etwas Zeit investieren, um Ihre Möglichkeiten auszuloten und zu verstehen, wird sich dies mit Sicherheit auszahlen. Befolgen Sie einfach diese wichtigen Schritte.

  1. Definieren Sie Ihre Ziele.

Was möchten Sie erreichen? Denken Sie auch an die Skalierbarkeit. Wie möchten Sie das System zum Beispiel langfristig einsetzen? Wenn Sie einen Bildschirm in der Eingangshalle Ihrer Schule installieren, ist das sicherlich ein großer Schritt zur Verbesserung der Kommunikation. Aber welche Hardware-Kosten kommen auf Sie zu, wenn Sie dieses System erweitern möchten? Ein unsystematisches Vorgehen beim Einsatz von Digital Signage kann auch steuerlich problematisch sein.

  1. Legen Sie klare Inhalte fest.

Der Erfolg eines digitalen Beschilderungssystems fängt natürlich beim Inhalt an. Dieser muss frisch, spannend und professionell wirken. Wer ist für die Erstellung verantwortlich und wie wird der Inhalt präsentiert? Können Sie auf interne Ressourcen und Expertise zurückgreifen oder müssen Sie die Inhaltserstellung outsourcen?

Neben dem Kunstbereich Ihrer Schule, den Herausgebern der Schülerzeitung und Ihrem Fernsehstudio (sofern vorhanden) können auch angehende Grafikdesigner unter Ihren Schülern eine wertvolle Stütze bei der kreativen und redaktionellen Arbeit sein.

  1. Investieren Sie genügend Zeit, um all Ihre Optionen zu verstehen.

Sobald Sie sich über den Inhalt im Klaren sind, gilt es, sich über die Infrastruktur zur Bereitstellung der Inhalte Gedanken zu machen.
Zum Beispiel:

  • LCD oder Plasma-Bildschirme
  • Anzahl der Zonen auf den Bildschirmen
  • RSS Feeds
  • Live Video
  • Dynamischer Inhalt
  • Remote Management
  • Verifizierung der Wiedergabe

Die Optionen werden Ihnen endlos erscheinen, also ist es wichtig, sich Zeit zu nehmen und alle durchzugehen.

  1. Beziehen Sie alle relevanten Akteure mit ein.

Die Kommunikations-/Informationsabteilung sollte gleich zu Beginn involviert werden, da Ihre digitale Beschilderung wahrscheinlich für externe Community-Relations verwendet wird. Neben der Verwaltung Ihres Schulbezirks (Schulamt, Rektoren und Einkauf) sollten Sie auch die Lehrer der technischen Fächer nicht vergessen. Beziehen Sie auch AV-, Wartungs- und Sicherheitspersonal, Lehrer und Kantinenpersonal sowie Mitglieder des Schulleitung, SMV und des Elternbeirats mit ein. An der Implementierung einer digitalen Beschilderung sind natürlich auch die üblichen IT-Verdächtigen beteiligt: Netzwerk- und Datenbankverwalter, Webmaster und Infrastrukturingenieure.

  1. Regeln Sie die Bezahlung.

Wenn die digitale Beschilderung nur zum Ankündigen oder Bewerben von Schulveranstaltungen verwendet wird, könnte sie von einigen als purer Luxus empfunden werden – insbesondere angesichts schrumpfender Schulbudgets und steigender Bildungsausgaben. Da sie jedoch auch als Kommunikationsweg in Notfallsituationen verwendet werden kann, können Verwaltungsleiter vor ihrem Schulvorstand damit argumentieren, dass die digitale Beschilderung ein Muss für jeden Krisenplan ist – insbesondere in einer Zeit, in der es Gewalt an Schulen immer wieder in die Schlagzeilen schafft. Ziehen Sie eine behördliche oder private Finanzierung Ihres digitalen Beschilderungssystems in Erwägung.

Und unabhängig davon, ob Sie die Kosten als reine IT-Ausgaben verbuchen oder über mehrere Abteilungen verteilen, brauchen Sie neben einer Entwicklungs-Roadmap auch einen Ausgabenplan. Die schwierigste Aufgabe dürfte darin bestehen, die Gesamtkosten für die Betriebsdauer des Systems zu ermitteln, einschließlich der vielen kleinen laufenden Ausgaben für Lizenzen und Upgrades.

  1. Entscheiden Sie sich, wie genau Sie die Lösung umsetzen werden.

Je nach Größe und Umfang entscheiden Sie, ob die Lösung intern umgesetzt werden kann oder ob Sie die Hilfe eines professionellen Integrators in Anspruch nehmen müssen.

Viele Systeme „von der Stange“ können relativ einfach eingerichtet werden. Je dynamischer und komplexer das System jedoch ist, umso komplizierter werden Umsetzung und laufende Verwaltung – und umso wahrscheinlicher wird es, dass Sie eine externe Hilfe benötigen.

Benötigen Sie Unterstützung beim Planen Ihrer digitalen Beschilderungslösung?

Black Box bietet Digital Signage Lösungen, die von „Produkt einfach anstecken und abspielen“ bis zu höchst skalierbaren, komplexen Systemen reichen. Wenn Sie den Einsatz einer größeren Lösung mit voll integriertem Netzwerk beabsichtigen, holen Sie einen erfahrenen Experten für digitale Beschilderungen mit an Bord. Kontaktieren Sie einen technischen Berater von Black Box oder hinterlassen Sie unten einen Kommentar.