Alle Beiträge von Dan Vorhes

6 Kriterien für die Auswahl von Kollaborationslösungen für AV/IT-Manager

Schauen Sie sich den nächsten Konferenzraum oder das nächste Klassenzimmer, den/das Sie betreten, einmal genauer an. Finden Sie darin alles, was Sie für eine kollaborative Umgebung benötigen? Zusammenarbeit spielt bei allen Arbeitsformen eine wesentliche Rolle, das reicht von der Teamarbeit an Ihrem Arbeitsplatz bis zum Arbeiten an einem Unterrichtsprojekt. In den letzten Jahren gibt es dabei immer mehr Angebote für die Planung und Implementierung von Arbeitsbereichen für Teams. Vor dem Entwerfen eines Arbeitsbereichs steht jedoch die Frage, was genau benötigt wird, um einen Raum so umzurüsten, dass er für Zusammenarbeit geeignet ist.

Wir haben unsere technischen Spezialisten hier bei Black Box gefragt, worauf es beim Nachrüsten eines Raumes für die Zusammenarbeit ankommt. Hier folgen die sechs wichtigsten Punkte, die dabei genannt wurden:

  1. Einfache Konfiguration und Installation.
    Die Kollaborationstechnologie muss einfach zu konfigurieren und zu installieren sein. Unternehmen möchten zum Beispiel nicht, dass Benutzer die ersten 10 Minuten einer Besprechung damit verbringen, die Leitung aufzubauen, Passwörter einzugeben, sich bei einer Website anzumelden, zusätzliche Informationen zu der Besprechung oder Berechtigungsnachweise einzugeben, gemeinsam mit anderen Personen im Raum eine Verbindung aufzubauen, die richtigen Kabel, Hardwareprodukte, Adapter zu suchen usw.
  2. Benutzerfreundlichkeit mit minimaler oder ohne Schulung der Benutzer.
    Wenn Ihr CEO in einen Konferenzraum kommt und seine/ihre Ideen mit Ihnen teilen möchte, hat er/sie normalerweise weder Zeit noch Lust, an einer 30-minütigen Schulung zur Nutzung des Raums teilzunehmen. Sie sollten daher Produkte auswählen, die intuitiv sind und nach wenigen Anweisungen von jedem bedient werden können.
  3. Verwendungszweck des Raums.
    Stellen Sie die richtigen Fragen, um den genauen Verwendungszweck des Raums zu ermitteln. Wie wird der Raum verwendet? Welche Quellen verwendet der Benutzer vorzugsweise? Befinden sich dedizierte PCs, Set-Top-Boxen für Video Streaming oder andere Geräte in dem Raum? Oder werden die Inhalte normalerweise auf dem Laptop oder einem mobilen Gerät des Benutzers (oder beidem) von außen in den Raum mitgebracht?
  4. Einfache Wartung.
    Kollaborationstechnologie muss einfach aus der Ferne zu verwalten sein. Ein zentraler Ort vereinfacht das Aktualisieren von und die Fehlersuche in Unternehmensanwendungen. Bietet Ihr System eine Möglichkeit für Remote-Management?
  5. Kompatibilität.
    Suchen Sie nach Ausrüstung mit offenen Systemen, die herstellerneutral sind und mit der vorhandenen Infrastruktur wie Presentation Switchers, Controllern und anderen branchenführenden Produkten verwendet werden können.
  6. Nachrüstbarkeit.
    Entscheiden Sie sich für Produkte, die nachgerüstet werden können, wenn sich die Bedürfnisse und die Technologie ändern. Updates von softwarebasierten Lösungen können zum Beispiel vorgenommen werden, ohne das System auszutauschen.

Haben Sie noch weitere Vorschläge bezüglich Komponenten, die bei der Optimierung Ihrer Räume für die Zusammenarbeit helfen können? Teilen Sie uns diese dann bitte bei den Kommentaren unten mit!

Förderung der Zusammenarbeit in modernen Meeting-Bereichen („Huddle-Rooms)“ und Konferenzräumen.

Die Forschung zeigt, dass der regelmässige, gemeinsame Wissensaustausch im Team Innovationen fördert. Solche Besprechungen stellen sicher, dass jeder Mitarbeiter im Team auf das gleiche Ziel hin arbeitet und sie erhöhen die Mitarbeiterbindung, da die meisten Menschen gerne zu einem Team beitragen, indem sie akzeptiert und informiert werden. Die Unternehmen und damit auch die neue Generation der Mitarbeiter müssen auf einem globalen Markt mit starker Konkurrenz bestehen. Nach einer Wainhouse Research-Studie sind dazu Lösungen für die Zusammenarbeit erforderlich, die alle Unternehmensbereiche miteinbeziehen.

Das mag auch der Grund dafür sein, dass man in den letzten Jahren sehr lebendige Ansätze für eine Verbesserung der Gruppenarbeit in Schulen und Unternehmen jeder Grösse beobachten konnte. Die Schaffung von kleinen, informellen Meeting-Bereichen neben den eigentlichen grösseren Konferenzräumen ist einer der Ansätze, die in den Unternehmen gut aufgenommen werden.

Was ist ein Huddle-Room?

Ein Huddle-Room ist ein kleiner, ausgewiesener Bereich oder Raum in dem sich Mitarbeiter treffen und austauschen können. Er kann an beliebigen Plätzen im Unternehmen eingerichtet werden und ist auf eine Teilnehmerzahl von bis zu sechs Mitarbeitern ausgerichtet. Die Ausstattung variiert von der einfachen Grundmöblierung bis hin zur fortschrittlichen, technischen Kommunikations-Landschaft. Ein einfacher Huddle-Room kann in einem offenen Bereich oder separatem Büro eingerichtet werden. Zur Ausstattung gehören in der Regel ein kleiner Tisch mit Stühlen und ein Whiteboard oder Flipchart. Ein voll-ausgestatteter Huddle-Room verfügt darüber hinaus über technische Kommunikationshilfen wie einen grösseren Flach-Bildschirm, integrierte Audio/Video-Konferenzsysteme und ein wireless Präsentationssystem für die kabellose Datenübertragung von den Laptops an das Display. Andere Kommunikationstechnik wie Deckenlautsprecher, akustische Dämmung und A/V-Steuerungen sind dagegen kaum in einem Huddle-Room zu finden.

Welche Ausstattung fördert die Zusammenarbeit in einem Huddle-Room?

Die Art und Weise wie ein Huddle-Room genutzt wird, ist je nach Unternehmen, der Branche und der Mitarbeiterkultur unterschiedlich. Ob der Treffpunkt effektiv funktioniert oder nicht, hängt zudem von den vorgegeben Zielen und Anforderungen an den Bereich ab. In manchen Fällen kann schon einige, wenige AV-Technologie die Zusammenarbeit positiv beeinflussen. Wenn Sie die Einrichtung eines Huddle-Rooms planen, dann beziehen Sie Ihre Anforderungen an die A/V-Technologie schon frühzeitig mit ein.

Ein fortschrittlicher Huddle-Room sollte die folgenden technischen Aspekte berücksichtigen:

  1. Die Kompatibilität der A/V-Geräte muss gegeben sein, das heisst Geräte wie Bildschirm, Beamer, interaktives Whiteboard und Touchscreen funktionieren im Zusammenspiel.
  1. BYOD (Bring Your Own Device)-Unterstützung, die die Zusammenarbeit von jeder Geräteart der Besprechungsteilnehmer ermöglicht. Die Teilnehmer können zum Beispiel einen Laptop, ein Tablet, Smartphone oder Netbook mitbringen und eine Verbindung der Geräte mit Leichtigkeit herstellen.
  1. Funktionen zum Teilen von Inhalten. Hierbei sollte der Moderator in der Lage sein, die Inhalte auf einem Teilnehmergerät allen anderen Kollegen anzuzeigen oder aber die Inhalte von verschiedenen Geräten vergleichend nebeneinander darzustellen.
  1. Eine intuitive Benutzeroberfläche, die die Barrieren in der Bedienung reduziert. Je einfacher und verständlicher die Bedienung der technischen Kommunikationsmittel ist, desto wohler fühlen sich die Teilnehmer bei der Anwendung neuer Technologien.
  1. Die Fähigkeit eine unbegrenzte Anzahl von Teilnehmern einzuladen. Es gibt eine praktische Grenze, die die Anzahl der Teilnehmer in Bezug auf die Raumgröße oder gute Sicht auf die Leinwand einschränkt. Versuchen Sie nicht, starr im Rahmen von 4 bis 6 Teilnehmern zu denken. Wenn sich die Bedürfnisse ändern, sollte sich auch der Besprechungsraum ändern oder verlagern lassen.

Zusätzlich zu den Elementen, die einen produktiven Huddle-Room ausmachen, sind in grösseren Konferenzräumen noch zusätzliche A/V-Lösungen sinnvoll.

Was sollte ein moderner Konferenzraum für die effektive Zusammenarbeit beinhalten?

Die heutigen, größeren Tagungsräume stellen in vielen Fällen höhere Ansprüche an die Ausstattung. Sie stellen zunächst einmal die gleichen Anforderungen an die Technik, wie wir sie oben bereits für den Huddle-Room diskutiert haben. Darüber hinaus muss die Investition in das heutige Design auch der Technik von morgen genügen. Es sind häufig unterschiedlichste Geräte erforderlich, die eine breite Palette an Videoformaten verarbeiten können.

In der Regel sollten Sie Ihre modernen Konferenzräume über folgende technische Ausstattung verfügen:

  1. Schaltfunktionen, die eine Videoquelle auf einem oder mehreren Bildschirmen ausgeben.
  1. Eine Steuerung der Schaltungen durch den Moderator. Für effiziente Besprechungen wählen sie einen Switch, der automatisch eine neue Quelle einbindet, wenn sich der Teilnehmer am Switch anmeldet.
  1. Eine Videoskalierung, die in der Lage ist eine Vielzahl von unterschiedlichen Videoformaten – ältere wie neueste – immer mit der optimalen Auflösung an den Bildschirmen oder der Leinwand anzuzeigen.
  1. Eine zuverlässige Videoverteilung zum Senden und Empfangen von Audio, Video, Steuersignalen und sogar Strom von einem anderen Raum oder Gebäude.
  1. Die Steuerung einer Videowand, um AV-Quellen an beliebigen Orten je nach Bedarf auf den Displays in der Videowand anzuordnen.

Bei der Gestaltung und Ausstattung der Räume ist es wichtig, vorausschauend zu denken und AV-Systeme zu wählen, die sich an wachsende Anforderungen und Änderungen der Technologie anpassen lassen.

Wenn Sie die Zusammenarbeit in Ihrem Unternehmen mit Hilfe von A/V-Systemen verbessern wollen, dann nutzen Sie gerne die unverbindliche Beratung durch die A/V-Experten von Black Box. Kontaktieren Sie einfach unser Tech Support Center.

Weitere Informationen zur A/V-Technologie in Besprechungsräumen:
Wireless Präsentations-Systeme: Kabellose Übertragung von mobilen Geräten an Projektoren und Displays für bis zu 90 Teilnehmer
Überblick auf die Black Box Lösungen zur Verlängerung, Schaltung, Skalierung und Konvertierung von A/V-Signalen
Systeme zur Lagerung, Synchronisation und Aufladung von mobilen Geräten