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6 passos para planejar a sinalização digital em escolas

Instituições de Ensino no mundo inteiro usam as sinalizações digitais (conhecidas também no mercado por digital signage) para alertar, informar e educar os estudantes e os colaboradores. As aplicações são várias. Por exemplo, algumas escolas usam a sinalização digital para promover eventos internos, disseminar informações importantes, atualizar o público interno sobre as novidades, divulgar alertas de emergência e instruções de segurança e também para centralizar a distribuição e produção de conteúdo. Além disso, com a presença das gerações “Y” nas escolas, a comunicação que não é digital tende a ser menos eficaz e com muito menos alcance.

Com as diversas soluções de sinalização digital disponíveis no mercado, encontrar a tecnologia ideal para a sua instituição de ensino pode ser uma tarefa árdua. Mas, dispondo de um certo tempo para pesquisar e entender as opções, garantimos que será um investimento que vale a pena. Para tal, siga os seis passos abaixo:

1.    Defina metas e objetivos

 Antes de procurar uma solução de sinalização digital, procure responder às seguintes perguntas:

  • O que a escola almeja atingir com essa solução? Pense também em escalabilidade.
  • Como você gostaria que o sistema servisse à sua escola a longo prazo? Disponibilizar uma tela com informações relevantes no hall ou no pátio da sua instituição, com certeza constitui um grande passo na evolução da comunicação interna.
  • O que essa tecnologia vai me demandar quando eu decidir expandir a estratégia de comunicação? Implantar a sinalização digital de forma fragmentada pode apresentar diversos problemas físicos e ser uma dor de cabeça futuramente. Planeje a implantação de forma holística.

2.    Defina o conteúdo de forma bem clara

O sucesso de qualquer sinalização digital começa, naturalmente, com o conteúdo. Ele precisa parecer atual, empolgante e profissional. Pense em quem vai criar esse conteúdo e como ele será apresentado. A sua instituição possui esse recurso internamente e a expertise para tal? Ou será preciso terceirizar o serviço?

Uma boa fonte de ajuda criativa e editorial pode ser encontrada entre os próprios estudantes que almejam a carreira de designer gráfico, em parceria com o departamento de arte da instituição, a equipe de comunicação e o estúdio de TV (se houver).

3.    Invista tempo na compreensão das opções disponíveis no mercado

Depois de decidir sobre o conteúdo, a escola deve considerar a infraestrutura que vá entregar exatamente o que foi planejado e estudar as opções disponíveis. Por exemplo:

  • LCD ou Plasma
  • RSS Feed
  • Vídeos ao vivo
  • Conteúdo dinâmico
  • Gestão remota

As opções são inúmeras, então invista algum tempo nessa análise.

4.    Envolva todos os stakeholders

O departamento de comunicação deve ser o primeiro a ser envolvido nessa estratégia, considerando que a sinalização digital deverá ser utilizada para relações internas e externas com a comunidade.

Outro setor que precisa ser envolvido é a administração (superintendente, reitor, diretores, setor de compras e não se esqueça de incluir a equipe de TI – Tecnologia da Informação). Inclua também o departamento de audiovisual, manutenção e segurança, corpo docente, administradores das cantinas e os membros principais do conselho escolar. A implantação da sinalização digital também envolve os gerentes de rede e banco de dados, webmasters e engenheiros de infraestrutura.

5.    Planeje como a escola irá pagar pela tecnologia 

Quando a sinalização digital é usada apenas para promover eventos internos, ela pode ser encarada como uma extravagância, principalmente nas organizações com orçamentos reduzidos e custos crescentes. No entanto, como a tecnologia pode servir também para alertas e comunicados de emergência, administradores conseguem enxergar a sinalização digital como um item obrigatório para planos de crise, especialmente nos tempos de hoje, onde os índices de violência nas escolas estão assustadoramente altos. Uma pesquisa desenvolvida pela Organização para a Cooperação e Desenvolvimento Econômico (OCDE) em 2014, que entrevistou 100 mil professores e diretores de escola do segundo ciclo do ensino fundamental e do ensino médio, destacou o Brasil no topo do ranking de violência nas escolas. Nesse contexto, vale considerar financiamentos públicos ou privados para patrocinar a implementação da sinalização digital na instituição e garantir maior segurança ao seu público.

Ainda que o custo da implementação seja direcionado para o orçamento de TI ou seja distribuído entre os diversos setores da organização, é preciso criar um plano de gastos e um plano de desenvolvimento do projeto. Talvez a parte mais difícil seja determinar o custo total da propriedade sobre a vida útil do sistema, incluindo licenças contínuas e atualizações.

6.    Decida como implementar a solução

Com base no seu tamanho e escopo de implantação, decida se é possível implementar a tecnologia internamente ou se será necessária a ajuda de um profissional especializado.

Alguns sistemas independentes podem ser instalados com certa facilidade. Mas, quanto mais dinâmico e complexo for o sistema, mais complicada será a implementação do mesmo e o seu gerenciamento (consequentemente, mais ajuda externa será necessária).

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